Krajowy System eFaktur
co to jest i jak przygotować się na wdrożenie w swojej firmie

Krajowy System e-Faktur, zwany w skrócie KSeF, to system teleinformatyczny wprowadzony na początku 2022 roku na podstawie projektu rozporządzenia Ministerstwa Finansów. System ten w chwili obecnej nie jest obowiązkowy. Jak podaje strona Ministerstwa Finansów „Po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej planujemy, aby w 2023 roku Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem obligatoryjnym” (źrodło: kliknij tutaj).  Natomiast Dziennik Gazeta Prawna podaje, iz KSef ma pozostać systemem dobrowolnym jeszcze w 2024 roku (źródło: kliknij tutaj)Z powyższych informacji wynika, że obowiązek korzystania systemu jest dopiero w planach, natomiast już w tej chwili jest najlepszy czas na przygotowanie swojej firmy do integracji z KSeF

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym przeznaczonym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Do zadań systemu należy miedzy innymi oznaczanie faktur numerem identyfikującym (nadawanym przez system) oraz weryfikowanie zgodności faktur z określonym wzorem. Głównym celem powstania takiego rozwiązania wg. Twórców jest zwalczanie wyłudzeń oraz ograniczanie tzw. „szarej strefy”. Podobne systemy funkcjonują już Hiszpanii, Portugalii czy Włoszech.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Według opisu przejętej przez Sejm ustawy o zmianie ustawy dotyczącej podatku od towarów i usług (oraz innych ustaw):

„Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (…)”

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to faktura elektroniczna, która zawiera określone przepisami informacje oraz formę (strukturę). Odpowiedni format elektroniczny umożliwi jej automatyczne odtwarzanie i przetwarzanie w niej zawartych danych. W podobny sposób funkcjonuje Jednolity Plik Kontrolny (JPK): ma on określoną przepisami strukturę i umożliwia automatyczne odczytywanie i przetwarzanie.

Jak będzie działać KSeF?

Poza wcześniej wymienionymi zadaniami jak zwalczaniem wyłudzeń czy funkcjonowania „szarej strefy”, Krajowy System e-Faktur powstał z zamysłem:

• zniesienia obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur – wszystkie dokumenty będą dostępne online na platformie KSeF,
• skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku
• zagwarantowania dostarczenia dokumenty – mają zniknąć problemy z „zagubionymi” fakturami w wiadomościach email lub w „trakcie transportu”
• zautomatyzowania procesów fakturowania i księgowania – wszystkie faktury zakupu oraz sprzedaży będą dostępne na platformie on-line

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, polski system ma bazować na rozwiązaniu Włoskim. Z włoskim systemem mieliśmy już do czynienia przy wspólpracy z jednym z naszych klientów.

Jak to działa we Włoszech?

Włosi opracowali system SDI (Sistema di Interscambio), który jest oficjalnym systemem wymiany danych. Dokumenty generowane są w oparciu o standard FatturaPA (plik XML) ustalony przez Włoską Agencję Skarbową – Agenzia delle Entrate.

Fakturowanie elektroniczne było pierwotnie (tj. od 2014 roku) obowiązkowe dla dostawców do administracji publicznej i urzędów państwowych, natomiast od 1 stycznia 2019 roku jest obligatoryjne dla wszystkich podmiotów po sprzedaży towarów lub świadczeniu usług – bez względu na to czy odbiorcą jest firma, czy też osoba fizyczna.

Sposób działania:

1. Sprzedawca wystawia fakturę w swoim systemie ERP, która następnie w postaci cyfrowej przesyłana jest do SDI za pośrednictwem integratora.
2. SDI zwraca następnie drogą elektroniczną informację czy przesyłanie dokumentu było udane.
3. Po poprawnej weryfikacji dokument zostaje udostępniony odbiorcy. Jeżeli odbiorca odbierze fakturę, wystawca otrzymuje potwierdzenie jako dowód jej przyjęcia.

To rozwiązanie wyeliminowało konieczność przekazywania księgowym stosów wydruków z dokumentami kosztowymi jak i sprzedażowymi – wystarczy pobrać plik i przesłać go do biura rachunkowego.

Integracja KSeF z Comarch ERP Optima